De Ploeg vzw

VZW De Ploeg is inmiddels reeds een aantal jaren gebruiker van het Mobiles @ Work platform van fks - een platform dat ploegen en medewerkers ondersteunt bij de tijdsregistratie van taken en verplaatsingen die her en der op het terrein dienen uitgevoerd te worden.

De Ploeg is een gerenommeerd Limburgs bedrijf uit Sint-Truiden, dat actief is in de sociale dienstensector; zij leveren diensten naar ecologisch groenonderhoud, de fruitteelt, klusjes en reiniging, maar ook in de productie en onderhoud van palletten en de logistieke ondersteuning in de Zorgsector. Zij werken zowel voor lokale overheden, private bedrijven als huisgezinnen.

Recentelijk besliste Steven Vandebroek – directeur van VZW De Ploeg – dat het tijd was om een volgende belangrijke stap te zetten naar administratieve vereenvoudiging en de verdere automatisatie van de administratie met veel oog voor een goede nacalculatie van de verschillende uitgevoerde projecten.

Tijdens een analysefase bracht fks de verschillende bedrijfsprocessen en de bedrijfsorganisatie in kaart en werd een voorstel gedaan, naar de implementatie van ODOO. Er werd geopteerd voor de volgende standaard ODOO-modules: boekhouding, analytische boekhouding, verkoop, aankoop, projectbeheer, personeelsbeheer, tijdsregistratie, beheer onkostennota’s en beheer wagenpark.

Deze standaardmodules werden aangevuld met bijkomende fks-modules om workflows te automatiseren, verschillende ordertypes en facturatiecycli (eenmalig project aan vaste prijs, eenmalig project in regie, langlopend projectcontract aan vaste prijs of langlopend projectcontract in regie) te ondersteunen.

Er werd een module ontwikkeld om het ge-/verbruik van bedrijfsvoertuigen, diverse machines en onderdelen, alsook andere producten te registreren en de kosten ervan toe te wijzen aan een specifiek project. En uiteraard werd een koppeling gerealiseerd tussen dit ODOO-systeem en ons Mobiles@Work platform.

De ploegen/medewerkers op het terrein beschikken over mobiele toestellen om de voor hen geplande taken te starten, te stoppen en het verbruik van voertuigen, machines en materialen direct te registreren. Deze gegevens worden automatisch teruggekoppeld aan de nacalculatie in ODOO.

Het succes van een ERP-implementatie ligt vooral in het luisteren naar de klant en het vertalen van hun behoeften naar een reeks van werkbare bedrijfsprocessen, afgedekt door een reeks van standaard, aangepaste en nieuwe ERP-software modules die samen een geïntegreerd geheel vormen.

"De registratie van de werken zal enorm vereenvoudigd worden en onmiddellijk zichtbaar zijn in ODOO. Zowel de planner als medewerkers op de vloer halen hier efficiëntiewinst uit," zegt Steven Vandebroek.